Responsable administratif de l’association Bonnevaux, Centre pour la Paix (ABP)

DESCRIPTION DU POSTE : Responsable administratif de l’association Bonnevaux, Centre pour la Paix (ABP)

Titre : Responsable administratif de l’Association Bonnevaux Centre pour la paix (ABP)

Statut : Superviseur
Date : 7 Novembre 2025

LIENS FONCTIONNELS

Rapporte directement au directeur général (DG) de WCCM (Worldwide Community for Christian Meditation), en collaboration avec les autres membres de l’équipe de Bonnevaux et le bureau international de WCCM à Londres.

MISSION – RESPONSABILITÉS

• Assister le directeur exécutif dans la gestion quotidienne du Centre.
• Assurer l’intérim du directeur exécutif pendant son absence.
• Assurer une administration fiable, transparente et efficace du Centre.
• Assurer toutes les tâches de gestion comptable (factures, paiement,…) et des ressources humaines en coopération avec le cabinet qui gère la comptabilité et les aspects administratifs des ressources humaines pour l’association
• Veiller au bon fonctionnement des opérations administratives, financières, ressources humaines, logistiques et techniques.
• Coordonner le travail de l’équipe locale et du personnel de soutien, en assurant une bonne collaboration avec la communauté locale de bénévoles.
• Veiller à la conformité des opérations avec les réglementations applicables, les normes de sécurité et les valeurs de WCCM.

Toutes les tâches et responsabilités liées à ce poste doivent être exercées dans l’esprit des valeurs de WCCM et de l’ABP : respect, simplicité, coopération et hospitalité.
Le responsable administratif, comme toutes les personnes présentes à Bonnevaux, est appelé à favoriser une atmosphère de paix, de respect et de soutien mutuel, qui constitue le fondement spirituel du Centre de Bonnevaux.

TÂCHES

1. Gestion administrative, comptable et financière

• Aider le directeur exécutif à préparer le plan financier annuel (budget) et ses mises à jour régulières.
• Préparer des analyses de coûts, des rapports mensuels et des recommandations financières pour le directeur exécutif et les conseils d’administration de l’ABP.
• Surveiller les flux de trésorerie, identifier les risques et proposer des mesures correctives.
• Collaborer avec le cabinet comptable, l’auditeur et le trésorier de l’ABP afin de garantir la conformité et l’exactitude des données financières.
• Collecter, archiver et vérifier les documents comptables et les registres de dépenses.
• Effectuer les virements bancaires et enregistrer les paiements.
• Superviser les opérations de trésorerie et les contrôles quotidiens du solde de trésorerie.
• Préparer et émettre les reçus de dons.
• Examiner et approuver les demandes de remboursement de dépenses et les paiements aux fournisseurs.
• Veiller à l’archivage correct de tous les documents financiers, administratifs, techniques et relatifs aux ressources humaines.

2. Tenue des registres et documents requis

• Gérer la documentation relative à la médecine du travail, les affichages et avis réglementaires (avec le soutien d’un prestataire de services RH externe).
• Traiter les déclarations d’emploi (avec l’aide d’un prestataire de services RH externe).
• Tenir à jour un registre des bénévoles et un relevé des heures de travail bénévole.
• Tenir à jour un registre des membres de l’ABP et assurer le suivi des cotisations.
• Veiller à ce que la documentation relative aux ressources humaines, aux assurances et à l’organisation soit à jour.

3. Relations avec les fournisseurs et les partenaires externes

• Gérer les contrats et les accords avec les fournisseurs et les prestataires de services.
• Sélectionner et négocier les conditions avec les partenaires clés en consultation avec le directeur exécutif.
• Gérer les réparations, les pannes et les rapports techniques des bâtiments en faisant intervenir les prestataires concernés.
• Superviser les commandes récurrentes (produits d’entretien, fournitures de bureau, équipement) et contrôler les niveaux de stock.
• Vérifier et approuver les factures.
• Veiller à ce que tous les achats et toutes les opérations soient conformes aux politiques d’achat et environnementales du Centre.

4. Assurance et conformité juridique

• Gérer les assurances responsabilité civile et immobilière du Centre.
• Signaler les dommages et les sinistres ; entretenir les relations avec les assureurs.
• Coopérer avec les comptables et les conseillers juridiques pour les déclarations obligatoires et les obligations administratives.
• Veiller à la conformité des opérations du Centre avec les exigences légales françaises (BTP, DUERP, sécurité incendie, réglementations environnementales et sanitaires).

5. Gestion de l’équipe

• Coordonner le travail du personnel et assurer une bonne collaboration avec la Communauté résidentielle de Bonnevaux (Bonnevaux Residential Community ou BRC).
• Participer aux réunions opérationnelles régulières dirigées par le directeur exécutif.
• Établir les priorités hebdomadaires et les plans de travail en accord avec le directeur exécutif.
• Promouvoir une culture de coopération, de communication ouverte et de respect mutuel dans l’esprit de la communauté du WCCM.

6. Soutien aux activités du programme dirigées par la coordinatrice des événements

• Superviser les activités de la coordinatrice des événements dans le cadre du calendrier des événements prévus et fournir une assistance si nécessaire pour l’attribution des ressources (hébergement, salles, transport, restauration).
• Superviser la mise en œuvre opérationnelle et logistique des événements.
• Représenter le Centre et agir au nom du directeur exécutif pour les questions opérationnelles pendant son absence.
• Tenir régulièrement des réunions avec la coordinatrice des évènements et la directrice des programmes pour mener au mieux les retraites

7. Gestion, entretien et sécurité des biens

• Tenir un inventaire de tous les équipements et biens de Bonnevaux.
• Superviser l’entretien des bâtiments et des infrastructures techniques.
• Signaler et contrôler la réparation rapide des pannes et des dommages.
• Coordonner les petites réparations, les décorations et l’installation du mobilier.
• Tenir à jour les manuels techniques, les instructions et les registres d’entretien.
• Mettre en œuvre les directives en matière de santé et de sécurité (DUERP), tenir à jour le registre de sécurité et veiller à ce que la signalisation réglementaire et les plans d’évacuation soient en place.
• Superviser les projets de rénovation et d’investissement à Bonnevaux en collaboration avec le directeur exécutif, les architectes et les entrepreneurs.
• Etre en contact régulier avec l’agent d’entretien des espaces extérieurs pour la gestion des remises en état et entretien courant

RÉSULTATS ATTENDUS

• Fonctionnement quotidien efficace du Centre.
• Exécution efficace des priorités et des décisions du directeur exécutif.
• Une administration bien organisée et une circulation claire de l’information.
• Des finances bien gérées et des rapports financiers disponibles à l’heure.
• Accueil de qualité pour les invités et les participants aux événements.
• Collaboration efficace avec l’équipe de la communauté résidente à Bonnevaux (BRC), le bureau de Londres et les partenaires externes.

ATTENTES SPECIFIQUES

• Rapports hebdomadaires au directeur exécutif.
• Examen mensuel conjoint de la situation financière du Centre avec le directeur exécutif, sur la base des rapports comptables.
• Remplacement du directeur exécutif dans ses fonctions opérationnelles en son absence.
• Maintenir un niveau élevé de confiance, de discrétion et de responsabilité.
• Être disposé à travailler occasionnellement le week-end, en fonction des événements programmés.

QUALITÉS PERSONNELLES

• Capacité à travailler en collaboration et à gérer une équipe.
• Solides compétences en matière de planification, de hiérarchisation des priorités et de prise de décision.
• Esprit d’initiative, précision et fiabilité.
• Excellentes aptitudes en matière de communication et de médiation.
• Ouverture à la diversité culturelle et spirituelle.
• Maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit).
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des systèmes bureautiques (Office 365, tableurs, calendriers).

OPPORTUNITÉS DE DÉVELOPPEMENT

• Travail dans un centre international de retraite et de conférence.
• Participation à des programmes de développement et à des ateliers organisés par  WCCM.
• Possibilité de mettre en œuvre des idées et des initiatives personnelles pour améliorer le fonctionnement du Centre.
• Développement de compétences managériales, administratives et interculturelles.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Temps de travail hebdomadaire : 28 heures.
• Modèle de travail hybride :
  • au moins 3 jours de présence sur place à Bonnevaux,
  • le reste du temps en télétravail, en fonction des besoins opérationnels.
• Haut degré d’autonomie et d’auto-organisation.
• Collaboration et communication directes avec le directeur exécutif.
• Salaire annuel : €30,000

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à mc.duperrier@bonnevauxabp.com